Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW „COOKIES”

I. Wstęp – postanowienia ogólne

Niniejszy dokument reguluje Politykę prywatności i plików „cookies” serwisu internetowego prowadzonego w domenie www.examo.pl (zwanego dalej: Serwisem).

Administratorem danych przetwarzanych w Serwisie jest Lex Media Group Sp. z o.o., Pl. Kaszubski 8/311, 81-350 Gdynia, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000554836, REGON 361331384, NIP 586-229-67-39, e-mail: redakcja@examo.pl

Lex Media Group Sp. z o.o., Pl. Kaszubski 8/311, 81-350 Gdynia (zwana dalej: Administratorem) dochowuje wszelkiej należytej staranności w celu poszanowania prywatności Użytkowników Serwisu. Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane z poszanowaniem zasad przewidzianych w RODO, tzn. Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), jak również przewidzianych w polskiej ustawie o ochronie danych osobowych, aktów wykonawczych do tej ustawy oraz ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. z 2002r., nr 144, poz. 1204, ze zm.).

W celu realizacji wymogów ustawowych, Administrator dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych oraz zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, jak również przed ich przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.

II. Podstawa prawna przetwarzania danych

1. Podstawą przetwarzania danych osobowych przez Administratora w celu:

1.1.    rejestracji konta w serwisie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. wyraźna zgoda Użytkownika na przetwarzanie tych danych, potwierdzana poprzez akceptację treści Regulaminu korzystania z serwisu i Polityki Prywatności,

1.2.    realizacji zamówień produktu/usługi, jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. podejmowanie czynności niezbędnych do zawarcia Umowy (np. złożenie Zamówienia) i konieczność realizacji Umowy przez Administratora na rzecz danego Użytkownika. Dodatkowo możliwość takiego przetwarzania danych osobowych potwierdzana jest poprzez akceptację treści Regulaminu korzystania z serwisu i Polityki Prywatności,

1.3.    dokonania rozliczeń wynikających z umowy z klientem jest art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług,

1.4.    niezbędnym do wypełnienia uzasadnionych interesów Administratora w tym prowadzenia działań marketingowych i kampanii reklamowych produktów lub usług Administratora drogą elektroniczną lub telefoniczną na podstawie odrębnej wyrażonej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. wyraźna zgoda Użytkownika na przetwarzanie tych danych udzielana przez formularze interaktywne umieszczone w Serwisie,

2. Administrator przetwarza dane osobowe dobrowolnie podane przez Użytkowników oraz zbierane automatycznie dane na temat sposobu korzystania z Serwisu (w tym narzędzi użytych do korzystania z Serwisu) zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. ze względu na prawnie usprawiedliwione cele realizowane przez Administratora, a w szczególności w celu marketingu bezpośredniego produktów lub usług Administratora, jak również w celu optymalizacji, usprawnienia i personalizacji funkcji Serwisu i oraz w celu tworzenia statystyk. Administrator zapewnia, że takie przetwarzanie nie będzie naruszać praw i wolności osób, których dane dotyczą.
3. Dane osobowe podawane dobrowolnie przez Użytkownika nie są łączone ze zbieranymi automatycznie danymi na temat sposobu korzystania przez tego Użytkownika z Serwisu. Administrator informuje, że ze względów technicznych czasami może dojść do takiego połączenia, jednakże w takiej sytuacji tak połączone dane będą przetwarzane przez Administratora wyłącznie ze względu na prawnie usprawiedliwione cele realizowane przez Administratora, a w szczególności w celu optymalizacji, usprawnienia i personalizacji funkcji Serwisu i oraz w celu tworzenia statystyk na wew. potrzeby Administratora.
4. Za odrębnie wyrażonymi zgodami Użytkownika, jego dane osobowe mogą być przetwarzane w celu przesyłania mu drogą elektroniczną informacji handlowych na temat Usług Administratora. Użytkownik ma prawo w każdym czasie żądać zaprzestania wysyłania mu informacji handlowych drogą elektroniczną lub zaprzestania wykorzystywania jego numeru telefonu do celów marketingu bezpośredniego.
5. Dane przetwarzane dla celów Rejestracji w serwisie będą przetwarzane do czasu ewentualnego usunięcia konta Użytkownika (czego skutkiem będzie rozwiązanie umowy o świadczenie Usług).
6. Dane przetwarzane w związku ze składaniem zamówień i zawieraniem Umów będą przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń z tytułu tych umów. Ze względu na konieczność wypełniania obowiązków natury podatkowej i księgowej, część tych danych osobowych będzie przechowywana przez okres 6 lat od dnia zakończenia świadczenia Usług.
7. Dane przetwarzane w celach marketingowych Spółki drogą elektroniczną lub telefoniczną będą przetwarzane do czasu ewentualnego cofnięcia odpowiednich zgód.
8. Informacje niezbędne do obsłużenia reklamacji będą przetwarzane do czasu wygaśnięcia uprawnień z tego tytułu.
9. Dane osobowe dla celów kontaktu z Administratorem będą przetwarzane w okresie prowadzenia tego kontaktu, a później będą archiwizowane przez okres 3 lat od zakończenia kontaktu, co jest uzasadnione koniecznością odtworzenie treści takiego kontaktu w związku z dochodzeniem ewentualnych roszczeń.
10. Dane przetwarzane w związku z dochodzeniem ewentualnych roszczeń, jak również w celach archiwizacyjnych będą przetwarzane przez 3 lata od zakończenia świadczenia Usług.

III. Cel i zakres zbierania danych oraz odbiorcy danych

1. Każdorazowo cel, zakres oraz odbiorcy danych przetwarzanych przez Administratora wynikają ze zgody Użytkownika lub przepisów prawa oraz doprecyzowywane są w wyniku działań podejmowanych przez Użytkownika w Serwisie lub w ramach innych kanałów komunikacji z Użytkownikiem.
2. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są przetwarzane:

2.1.    zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);

2.2.    w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (,,ograniczenie celu’’);

2.3.    adekwatnie, stosownie oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);

2.4.    prawidłowo, a w razie potrzeby dane osobowe są uaktualniane („prawidłowość”);

2.5.    w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. („ograniczenie przechowywania”);

2.6. w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

3. Użytkownik podaje następujące dane osobowe:

- w procesie rejestracji w Serwisie: adres e-mail, imię i nazwisko oraz przynależność Izbową,

- w trakcie dokonywania zakupów Usług dostępnych w Serwisie: imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail, dane o zamówionych Usługach w celu zawarcia i późniejszej realizacji Umowy.

Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane przez Administratora w celu przyjmowania zamówień, realizacji Umowy, dokonania wzajemnych rozliczeń i podjęcia działań przed zawarciem Umowy na żądanie Użytkownika.

4. Przekazanie danych osobowych przez Użytkownika oparte jest o dobrowolność.  Użytkownik może nie podawać danych osobowych, jednakże w takim wypadku Administrator może nie być w stanie świadczyć Usługi na rzecz Użytkownika. W związku z charakterem niektórych Usług dostępnych w Serwisie, Użytkownik może być poproszony o podanie dodatkowych danych osobowych. Zakres dodatkowych danych wskazany będzie na odpowiednich stronach Serwisu.
5. Możliwe cele zbierania danych osobowych Użytkowników przez Administratora:

5.1.    zakładanie konta Użytkownika w Serwisie,

5.2.    składanie zamówień,

5.3.    zawarcie i realizacja umowy o świadczenie Usług,

5.4.    rozliczenia sprzedaży, ewentualnych reklamacji i archiwizacji,

5.5.    bieżący kontakt związany ze złożonymi zamówieniami lub zawartymi umowami,

5.6.    realizacji działań marketingowych własnych produktów i usług (w formie elektronicznej lub telefonicznej), za odrębnie wyrażoną zgodą Użytkownika,

5.7.    realizacji działań marketingowych produktów i usług partnera Administratora (w formie elektronicznej lub telefonicznej), za odrębnie wyrażoną zgodą Użytkownika,

5.8.    budowanie i realizacja rankingów przy akceptacji regulaminu danego wydarzenia,

5.9.    realizacja konkursów przy akceptacji regulaminu danego wydarzenia,

5.10.    przygotowanie i realizacja konferencji i szkoleń i innych wydarzeń przy akceptacji regulaminu danego wydarzenia.

6. Możliwi odbiorcy danych osobowych Użytkowników:

• pracownicy i współpracownicy Administratora,
• podmioty uprawnione do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa,
• w przypadku Użytkownika, który korzysta w serwisie ze sposobu płatności elektronicznych lub kartą płatniczą, Administrator udostępnia zebrane dane osobowe Użytkownika, wybranemu podmiotowi obsługującemu powyższe płatności w Serwisie,  bezpośrednio realizującym na rzecz Administratora zawartą z Użytkownikiem umowę, więc wyłącznie w celu należytej  realizacji takiej umowy,
• firmy bądź osoby na podstawie odpowiednich umów tj. umowy powierzenia danych m.in. w celu ich archiwizacji, niszczenia,  przechowywania, dostarczania, realizacji usług handlowych dla utrzymania relacji z Użytkownikami w imieniu Administratora lub partnerów handlowych Administratora.

Podmioty, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych na mocy odrębnej umowy, zobowiązane są do przestrzegania zasad poufności i bezpieczeństwa danych osobowych, w szczególności nieudostępniania danych osobom nieuprawnionym, oraz do stosowania fizycznych i technicznych środków bezpieczeństwa, adekwatnych do sposobu przetwarzania tych danych. Administrator zapewnia Użytkownikowi na jego życzenie szczegółową informację o podmiocie, któremu powierzył przetwarzanie danych, zakresie powierzonych danych oraz terminie ich przekazania. Ponadto, w tym trybie Administrator zapewnia także dostęp do aktualnej i szczegółowej informacji o wykorzystanych lub udostępnianych przez Administratora środkach technicznych zapobiegających pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione, danych osobowych przesyłanych przez Użytkownika drogą elektroniczną.

Przy składaniu zamówień na Usługi dostępne w Serwisie, Użytkownik może zostać poproszony o podanie następujących danych: imię i nazwisko, adres i numer telefonu, adres e-mail, dane dotyczące metody i szczegóły płatności, dane o zamówionych produktach/usługach w celu realizacji Umowy.

Dane osobowe Użytkownika wymienione powyżej będą przetwarzane przez Administratora w celu realizacji Umowy, dokonania wzajemnych rozliczeń i podjęcia działań przed zawarciem Umowy na żądanie Użytkownika (np. przyjmowanie zamówień). Użytkownik może również nie podawać ww. danych, jednakże w takim wypadku Administrator może nie być w stanie przyjąć zamówienia lub wykonać Umowy. W związku z charakterem niektórych Usług dostępnych w Serwisie, Użytkownik może być poproszony o podanie dodatkowych danych osobowych. Zakres dodatkowych danych wskazany będzie na odpowiednich stronach Serwisu.

IV. Prawa Użytkowników

1. Każdej osobie, której dane osobowe dotyczą, przysługuje prawo:
   • 1. dostępu do danych,
   • 2. sprostowania danych,
   • 3. usunięcia danych,
   • 4. ograniczenia przetwarzania danych,
   • 5. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
   • 6. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
2. Odwołanie lub sprzeciw w zakresie przetwarzania danych osobowych następuje poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: redakcja@examo.pl,
3. Po odwołaniu zgody lub wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe Użytkownika nie będą więcej używane do tych celów. Zmianę/uzupełnienie danych osobowych Użytkownik może przeprowadzić w drodze przesłania wniosku e-mail na adres: redakcja@examo.pl,
4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w stosunku do przetwarzania danych przez Administratora Użytkownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

V. Kontakt z Administratorem

1. Użytkownik w każdej chwili ma możliwość bezpośredniego kontaktu z Administratorem poprzez przesłanie stosownej wiadomości pisemnie lub pocztą elektroniczną na adres Administratora wskazany na wstępie Polityki Prywatności.
2. Administrator przechowuje korespondencję z Użytkownikiem w celach statystycznych oraz jak najlepszej i najszybszej reakcji na pojawiające się zapytania, a także w zakresie rozstrzygnięć reklamacyjnych i podejmowanych na podstawie zgłoszeń ewentualnych decyzji o interwencjach administracyjnych we wskazanych danych. Adresy oraz dane w ten sposób gromadzone nie będą wykorzystywane do komunikacji z Użytkownikiem w celu innym niż realizacja zgłoszenia.
3. Gdy Użytkownik kontaktuje się w celu dokonania danych czynności, Administrator może ponownie zwrócić się do Użytkownika o przekazanie danych, w tym osobowych, np. w postaci imienia, nazwiska, adresu e-mail, etc., celem potwierdzenia tożsamości Użytkownika i umożliwienia zwrotnego kontaktu w danej sprawie. Powyższe dotyczy tych samych danych, w tym osobowych, które wcześniej zostały przekazane przez Użytkownika, i na których przetwarzanie Użytkownik wyraził zgodę. Podanie tych danych nie jest obowiązkowe, lecz może być niezbędne do dokonania czynności lub uzyskania informacji, które interesują Użytkownika.

VI. Zabezpieczenia

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo ochrony przetwarzanych Danych Osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w tym między innymi w stosownym przypadku:

2.1.    szyfrowanie danych osobowych,

2.2.    zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,

2.3.    zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,

2.4. regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

VII. Polityka Cookies

1. Dzienniki systemowe to wewnętrzne dzienniki zdarzeń serwera Serwisu, automatycznie zapisujące żądania stron wysyłane, gdy użytkownicy odwiedzają jego witryny. Dzienniki systemowe zawierają żądanie strony wysłane przez użytkownika, adres IP, typ przeglądarki, język przeglądarki, datę i godzinę żądania oraz co najmniej jeden plik „cookie”, który może jednoznacznie identyfikować przeglądarkę użytkownika.
2. Plik „cookie” jest niewielkim plikiem zawierającym ciąg znaków, który jest wysyłany do komputera użytkownika podczas odwiedzania przez niego Serwisu. Gdy użytkownik odwiedza Serwis ponownie, dzięki plikowi „cookie” przeglądarka użytkownika może zostać rozpoznana przez Serwis. W ustawieniach przeglądarki można wybrać opcję odrzucania plików „cookie” lub sygnalizowania, że taki plik został przesłany. Użytkownik Serwisu może wyrazić zgodę na korzystanie z plików „cookie”. Bez nich, niektóre funkcje lub usługi Serwisu mogą jednak nie działać poprawnie.
3. Dane gromadzone w dziennikach systemowych są wykorzystywane przez Usługodawcę przez czas nieokreślony wyłącznie w celu administrowania Serwisem. Nie są one przekazywane na rzecz podmiotów trzecich, z wyłączeniem okoliczności opisanych w niniejszym dokumencie.

W związku z korzystaniem ze Serwisu przez użytkowników, w sposób automatyczny możemy zbierać i zapisywać w dziennikach serwerów szczegóły techniczne dotyczące sposobu korzystania z usług, przesłane przez użytkownika żądania związane ze świadczeniem usług drogą elektroniczną, adres IP oraz dane techniczne o działaniu Serwisu w związku z czynnościami dokonywanymi przez użytkownika, w szczególności informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie każdorazowego korzystania z usługi świadczonej drogą elektroniczną. Możemy również zbierać informacje, celem przechowywania ich lokalnie na urządzeniu użytkownika, korzystając z mechanizmu pamięci przeglądarki.

W trakcie świadczenia usług na rzecz użytkowników, stosujemy profesjonalne technologie do gromadzenia i zapisywania informacji, takie jak pliki „cookie”. Dostęp do danych „cookie” może posiadać również firma Google za pośrednictwem narzędzi Google Analytics, Google Webmaster oraz Google Adwords, w celu sporządzenia statystyk ruchu oraz skuteczności kampanii promocyjnych realizowanych przez Usługodawcę za pomocą wyżej wymienionych narzędzi.

Dane zgromadzone w Serwisie zgromadzone są na zewnętrznych bezpiecznych i profesjonalnych serwerach, na podstawie umów zawartych przez Usługodawcę. Usługodawca dochowuje należytych środków ostrożności, celem zabezpieczenia danych osobowych użytkowników przed dostępem osób nieuprawnionych, zniszczeniem, ujawnieniem oraz bezprawnym wykorzystaniem. Serwis może zawierać odnośniki do innych stron internetowych. Nie ponosimy odpowiedzialności za obowiązujące na tych stronach zasady przestrzegania polityki prywatności. Zalecamy zapoznania się z polityką prywatności tych stron po wejściu na nie.

VIII. Aktualizacja

Usługodawca zastrzega prawo do zmiany Polityki prywatności i plików „cookies”, w dowolnym czasie i bez uprzedniego zawiadomienia poprzez umieszczenie zmienionej wersji na naszej witrynie internetowej www.examo.pl. Nowe brzmienie zasad obowiązuje od momentu ich opublikowania na naszej witrynie internetowej.

Dane osobowe Użytkownika mogą być przetwarzane także w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Konsekwencją profilowania będzie przypisanie danej osobie profilu dla potrzeb dokonywania analiz lub przewidywania preferencji Użytkownika, jego zachowań, postaw i dostosowywania informacji przekazywanych Użytkownikowi za pośrednictwem Serwisu.

Niniejszy dokument stanowi załącznik do Regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną przez Examo.pl.